Les modalités d’adhésion

Vous êtes une commune, une communauté de communes, une structure intercommunale, un CCAS, vous pouvez demander votre adhésion en téléchargeant les documents suivants et en les renvoyant au conseil départemental à l’adresse suivante :

Direction de l'appui aux territoires, de l'espace et de l'environnement
48, Esplanade Baudot 
Rue du Sergent Blandan 
CO 90019 54035 NANCY Cedex 


Processus d’adhésion :

1. Je télécharge les documents permettant l’adhésion
2. Après délibération, je renvoie les documents paraphés et signés au conseil départemental
  • Délibérations autorisant l’adhésion à la SPL X-Demat et à l’EPA après retour du contrôle de légalité
  • Statuts de la société signés avec tampon de la collectivité (page 1)
  • Pacte d’actionnaires signé avec tampon de la collectivité (page 1)
  • Convention de prestation intégrée remplie :
- page 1,
- page 3,
- page 4,
- page 5 : consulter la question n° 17 de la plaquette 20 questions/2O réponses pour calculer la redevance en fonction des services choisis
- page 9 : signée, datée avec cachet de la collectivité
  • Annexes à remplir si choix de service hors pack de base
  • Convention de prêt d’action (page 1, page 2, page 4)
3. Le Président du conseil départemental signe la convention de prêt d’action  
4. Les services administratifs du conseil départemental créent les comptes d’accès
  • Les comptes sont transmis automatiquement par courriel de la part de la SPL X-DEMAT
5. Je peux me connecter, faire les demandes de comptes utilisateurs via XManager pour les différents services choisi
  • Le conseil départemental crée les comptes
  • Un mail de confirmation est envoyé
  • Les utilisateurs peuvent utiliser les services choisis
  • Je reçois par courriel mes identifiants pour déclarer des incidents au support
6. Le conseil départemental assure la mise à jour du tiers de confiance auprès de la Préfecture  
7. Le conseil départemental informe l’association des Maires qui assure le support sur les services du pack de base  
8. Une fois : je reçois un titre de recette du conseil départemental correspondant à la cession d’une action de la société
  • Je deviens actionnaire de la SPL et suis invité à participer à l’Assemblé Générale.
  • Je serai sollicité pour élire un représentant au Conseil d’Administration.
  • Je paie directement au conseil départemental
9. Annuellement : Je reçois la Facture de la SPL XDEMAT correspondant au montant de redevance
  • Je paie directement à la SPL
  • Si ma commune est éligible à une prise en charge financière de la part du département, je reçois le montant concerné par voie de subvention


Confirmant sa volonté de garantir l’équité de tous les territoires, et en cohérence avec le dispositif des Contrats Territoires Solidaires, l’Assemblée départementale a voté un appui financier aux communes les plus fragiles.

Chaque commune a reçu un courrier mentionnant le montant de la prise en charge assurée par le conseil départemental. Par ailleurs, afin de proposer une offre d’accompagnement globale, l’adhésion à la SPL XDEMAT est associée à une adhésion à l’EPA MMD54.

A noter : les inscriptions 2017 sont gratuites.

Assistance

Pour vous aider à compléter la convention, n'hésitez pas à contacter l'assistance au 03-25-42-51-79

Pièces à télécharger

  • Modèles de délibération pour les collectivités (adhésion à l’EPA MMD 54). Nous vous proposons un modèle de délibération dont vous pouvez vous inspirer pour rédiger votre propre délibération. Cette délibération devra être envoyée au Département de la Meurthe-et-Moselle à l'adresse postale indiquée ci-dessus.
  • Modèles de délibération pour les collectivités (adhésion à la SPL). Nous vous proposons un modèle de délibération dont vous pouvez vous inspirer pour rédiger votre propre délibération. Cette délibération devra être envoyée au Département de la Meurthe-et-Moselle à l'adresse postale indiquée ci-dessus, accompagnée des documents suivants, complétés le cas échéant et signés.
  • Statuts de la société à signer. Ces statuts adoptés par les 3 Départements fondateurs à la création de la société, définissent les modalités de fonctionnement de la société. Seule la première page avec la signature et le cachet devra nous être envoyée.
  • Pacte d'actionnaires à signer. Ce pacte adopté par les 3 Départements fondateurs de la société définit les règles applicables entre membres actionnaires. Seule la première page avec la signature et le cachet devra nous être envoyée.
  • Convention de prestations intégrées à compléter et à signer. Cette convention permet à la société de fournir à la collectivité actionnaire, les prestations de dématérialisation, et ce, sans mise en concurrence préalable. Elle définit en particulier les prestations fournies ainsi que la participation financière annuelle due à ce titre.
  • Convention de prêt d'action à compléter et à signer. Cette convention permet à la collectivité d'obtenir du Département de la Meurthe-et-Moselle, le prêt d'une action afin de bénéficier des prestations de la SPL sans attendre la date biannuelle officielle d'adhésion à la société.
  • Télécharger l'archive (zip) contenant tous les documents ci-dessus. Nous vous proposons de télécharger une archive qui comprend tous les documents nécesaire à l'adhésion de la société SPL-Xdemat.

Les documents d'information